Privacybeleid

Laatste wijziging: 25 september 2018

Welke gegevens worden verzameld?

  • Naam, adres, woonplaats, e-mailadressen, telefoonnummers
  • Financiële gegevens voor automatische incasso
  • Beeldmateriaal
  • Gezondheidsgegevens

Van wie verzamelen we gegevens?

  • Jeugdleden
  • Ouders
  • Contactpersonen in geval van nood
  • Leiding
  • Leden van de scoutingband
  • Oud-leden
  • Relaties

Waar worden de gegevens voor gebruikt?

Alle gegevens (behalve gezondheidsgegevens) worden geregistreerd in Scouts Online, het digitale ledensysteem van Scouting Nederland.

Het inschrijfformulier wordt gebruikt door de betreffende speltakleiding.

Het incassoformulier wordt gebruikt door de penningmeester.

Het gezondheidsformulier wordt gebruikt om de leiding te informeren over medische bijzonderheden.

E-mailadressen worden gebruikt voor het versturen van nieuwsbrieven en informatie over de speltak, draaiavonden en activiteiten.

Beeldmateriaal wordt gebruikt in de vorm van foto’s en video’s op onze website, facebookpagina, ons YouTube-kanaal en kan gebruikt worden voor de pers (kranten/tijdschriften)

Waar bewaren we de gegevens?

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy.

Inschrijfformulieren, incassomachtigingen, gezondheidsformulieren worden bewaard in Google Suite. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk na inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens worden verwijderd zodra een lid zijn of haar lidmaatschap opzegt.

Gezondheidsformulieren dienen ieder jaar opnieuw ingevuld te worden. Het oude gezondheidsformulier wordt daarna verwijderd.

De leiding kan er voor kiezen een ledenlijst met daarop gegevens van alle leden van een speltak te printen en in ons gebouw te bewaren en/of mee te nemen naar activiteiten.

Voor weekenden en zomerkampen kunnen de gezondheidsformulieren door de leiding worden uitgeprint en bewaard in een map. Na het weekend of zomerkamp worden deze formulieren vernietigd.

Wie verwerkt de gegevens?

De speltakleiding heeft toegang tot alle gegevens van de leden van de speltak.

De ledenadministratie heeft toegang tot alle gegevens van alle leden.

Het bestuur heeft toegang tot de naw-gegevens (inschrijfformulier) van alle leden.

De penningmeester heeft toegang tot de naw-gegevens en financiële gegevens van alle leden. De financiële gegevens worden gebruikt voor de automatische incasso.

Als een jeugdlid overvliegt naar een volgende speltak heeft deze nieuwe speltakleiding toegang tot alle gegevens. De oude speltakleiding heeft vanaf dat moment geen toegang meer tot de gegevens.

De e-mailadressen worden gebruikt door de speltakleiding, de stichting en de penningmeester.

naw-gegevens (inschrijfformulier) gezondheidsformulier financiële gegevens (incassomachtiging) beeldmateriaal
speltakleiding X X X
penningmeester X X X
ledenadministratie X X X X
bestuur X X X

Welke gegevens worden met derden gedeeld?

NAW-gegevens en financiële gegevens worden gedeeld met Scouting Nederland via Scouts Online.

NAW-gegevens en geboortedatum worden gedeeld met de Gemeente Lingewaard voor het aanvragen van subsidie.

Financiële gegevens worden gedeeld met de Rabobank voor het uitvoeren van de automatische incasso.

NAW-gegevens, financiële gegevens, gezondheidsgegevens, documenten en e-mails worden opgeslagen in Google Suite. Hiervoor hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Zo informeren we jou over het gebruik van gegevens

  • Tijdens de inschrijving via het inschrijfformulier
  • Via onze website

Gegevens opvragen/wijzigen

Gegevens opvragen

Wil je weten welke gegevens we van jou hebben geregistreerd dan kun je bij de ledenadministratie een inzageverzoek doen (SAR). Wij sturen dit overzicht binnen één maand. Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar ledenadministratie@scoutingdannenburcht.nl

Gegevens wijzigen

Voor het wijzigen van gegevens kun je contact opnemen met de ledenadministratie: ledenadministratie@scoutingdannenburcht.nl

Gegevens verwijderen

Als een lid zijn of haar lidmaatschap opzegt worden het inschrijfformulier, incassoformulier en gezondheidsformulier verwijderd. Naam, adres en contactgegevens blijven bewaard in Scouts Online als zijnde oud-lid. Wil je dat we al jouw gegevens uit Scouts Online verwijderen dan kun je hiervoor een e-mail sturen naar ledenadministratie@scoutingdannenburcht.nl. Wij zullen je gegevens dan binnen één maand verwijderen.

Toestemming intrekken

Wil je geen e-mail nieuwsbrieven meer ontvangen, dan kun je onderaan de nieuwsbrief op ‘Afmelden’ klikken. Let er wel op dat je met ten minste één e-mailadres geregistreerd blijft omdat je anders niet meer op de hoogte blijft van nieuws en activiteiten van de speltak.

Wil je de toestemming voor het gebruik van foto- en/of videomateriaal intrekken? Geef dit aan bij de speltakleiding én stuur een e-mail naar ledenadministratie@scoutingdannenburcht.nl

Wil je dat we specifieke foto’s en/of video’s verwijderen geef dan in de e-mail een overzicht met links naar de foto’s en/of video’s die verwijderd moeten worden.

Wil je geen Scouting Magazine meer ontvangen? Je kunt dit zelf aanpassen in Scouts Online of stuur een mailtje naar de ledenadministratie: ledenadministratie@scoutingdannenburcht.nl.

 

Laatste wijziging: 25 september 2018
Toegevoegd: NAW-gegevens en geboortedatum worden gedeeld met de Gemeente Lingewaard voor het aanvragen van subsidie.

Reageren is niet mogelijk